La circular oficial establece el envío obligatorio de un formato en Excel con el detalle cronológico de todas las escrituras públicas durante la vigencia 2025
La circular CIR-2026-000056-4 (SDN-300), firmada el 24 de febrero de 2026 por la Superintendente delegada para el Notariado, Isabella Andrea Hernández Aranda, establece un formato obligatorio en Excel para reportar las escrituras públicas que forman parte del protocolo de cada notaría. El documento precisa tanto la forma como el contenido de la información requerida.
¿Qué deben reportar las notarías
El reporte debe ser completo, cronológico y detallado, con la siguiente información por cada escritura pública de 2025:
- Número consecutivo de escritura.
- Fecha de otorgamiento.
- Tipo y código del acto otorgado.
- Folio de Matrícula Inmobiliaria (FMI), cuando sea aplicable.
- Cuantía del acto (si no tiene, debe indicarse en cero).
- Identificación completa de los intervinientes, incluyendo nombres o razón social y número sin puntos.
Si una escritura contiene más de un acto, cada uno debe registrarse de manera independiente en el formato
¿Cómo y dónde enviar el informe?
La circular exige que el informe sea remitido:
- Únicamente al correo: vigilanciadespacho@supernotariado.gov.co
- La remisión se hace desde el correo institucional de cada notaría, terminado en @supernotasriado.gov.co
- Indicando en el asunto de correo, el nombre de la notaría y el departamento que pertenece
No se aceptarán formatos diferentes ni envíos por otros canales. La Superintendencia precisó que el formato oficial en Excel, adjunto al correo electrónico remitido a la dirección institucional de cada notaría, es el único documento válido para cumplir con el requerimiento. En consecuencia, las notarías deberán utilizar exclusivamente el archivo enviado en dicha comunicación oficial y evitar modificar su estructura o emplear plantillas distintas.
¿Cuál es la fecha límite?
El 20 de marzo de 2026 es la fecha máxima para el envío de la información.
Tras esa fecha, la Superintendencia podrá iniciar actuaciones administrativas por incumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control que le confiere la normatividad vigente.
¿Por qué es importante este reporte?
Este tipo de requerimiento responde a la función de control que tiene la Superintendencia para garantizar la integridad del protocolo notarial en el país. El protocolo es el archivo fundamental del notario, conformado por todas las escrituras y documentos insertados en ellas durante una vigencia.
Una presentación bien estructurada permite:
- Verificar que no existan saltos o errores en la numeración de escrituras.
- Analizar los tipos de actos jurídicos otorgados.
- Corroborar que los datos de intervinientes estén completos y correctos.
Requisitos técnicos destacados
Algunos puntos clave que las notarías deben tener en cuenta al diligenciar el Excel:
- Orden cronológico obligatorio de escrituras.
- Claridad en la definición del tipo de acto según la lista desplegable oficial.
- Cuantías precisas, incluyendo casos sin cuantía con valor cero.
- Identificación completa, sin puntos ni errores en las cédulas o NIT.
- Columnas adicionales para intervinientes cuando sean más de tres.
Este nivel de detalle asegura que la Superintendencia tenga información fiable y homogénea para sus procesos de análisis y auditoría.
Consejos para evitar errores frecuentes
Para cumplir con el requerimiento sin contratiempos, se recomienda:
- Revisar la numeración de protocolos para que no existan saltos.
- Verificar que cada acto esté bien descrito y codificado.
- Confirmar que los folios de matrícula inmobiliaria coincidan con los actos reportados.
- Reconciliar la información con los registros internos antes de enviar.
Una presentación errónea o incompleta puede generar devoluciones, requerimientos de aclaración o posibles sanciones dentro de la labor de vigilancia notarial.
Marco normativo que respalda la circular
La circular se basa en varios decretos que facultan a la Superintendencia para exigir este tipo de informes, incluyendo:
- Decreto 2723 de 2014 (modificado por el Decreto 1554 de 2022)
- Decreto Ley 960 de 1970
- Decreto 1069 de 2015
Estas normas establecen que el notario debe mantener el protocolo como archivo fundamental y que la autoridad puede requerir informes periódicos sobre su contenido.
Consulte la circular oficial
Si desea conocer el contenido completo del requerimiento, puede revisar la circular emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro, donde se detallan los lineamientos técnicos, el formato exigido y las condiciones de envío.
A continuación, encontrará el documento oficial para su consulta.
En Connotar ofrecemos el servicio protocolo notarial solicitado por la Superintendencia de Notariado y Registro, garantizando organización, validación y correcta presentación del formato oficial.
Si desea nuestro acompañamiento en este proceso, escríbanos al WhatsApp 310-762-3661 y reciba asesoría personalizada