Este es el documento que registra la actividad notarial de cada mes, para el cual la SNR estableció
el formato y los medios de presentación dentro del término de los primeros quince días calendario
de cada mes. Dentro del formato de presentación se deberá incluir inicialmente, como lo describe el
artículo tercero de la resolución 03679 “El número de escrituras autorizadas por el Notario durante el mes
inmediatamente anterior aplicando las tarifas notariales vigentes, liquidación de
aportes y recaudos, detalle de ingresos por escrituración y de otros ingresos,
detalle de los gastos de personal, funcionamiento, transferencias e inversión”.
Artículo Tercero. Contenido del Informe Estadístico Notarial (IEN) y sus anexos.
Este tendrá que ser remitido desde el correo institucional del Notario, 100% diligenciado y
debidamente firmado adjunto en formato PDF, y tendrá como anexos: Los comprobantes de pago
de los recaudos destino SNR y los aportes y recaudos con destino a fondo cuenta especial del
Notariado, realizada a través del medio señalado por la SNR, PSE, el formato de recaudos,
debidamente firmado y diligenciado, recuerde que este debe guardar coherencia con el informe
estadístico y con los soportes de pagos descritos anteriormente. El compendio de documentos
descritos deberán remitirse en formato blanco y negro, tamaño carta, sin reducciones ni
ampliaciones y claramente legible que permita su comprensión.
Si usted es Notario subsidiado, deberá enviar junto con el informe estadístico el archivo DMP de la
base de datos del SIN, el informe estadístico descargado del SIN y debidamente firmado y en
formato PDF, junto con todos los demás requisitos y anexos descritos en el segundo párrafo de este
documento. Y si no es Notario subsidiado deberá remitir la información en el formato establecido
por la SNR, publicados en su página web junto con los anexos citados anteriormente.
Pero ¿Qué sucede si hay problemas con el sistema SIN que obstaculizan la generación del informe
estadístico? Lo primero que debe tener en cuenta es que el plazo para solucionar cualquier problema
relacionado con el informe es dentro de los mismos primeros quince días del mes, en los cuales el
grupo tecnológico de servicio de la SNR otorgara certificaciones de anomalías en el SIN tales como
errores en las tarifas, daños en el funcionamiento del sistema por bajones de energía, falta de
soporte en proceso de actualización de tarifas y pérdidas totales o parciales de información por
cortes de energía en regiones donde opera la notaria. Si usted presenta una falla diferente a estas,
tendrá que remitirse a el Coordinador del Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales quien es el
encargado de evaluar estas situaciones excepcionales, este tomara su concepto y justificación de la
no presentación del informe estadístico dentro de los plazos y términos establecidos y lo llevara
ante el Comité de Subsidios Notariales junto a su concepto.
Una vez presentado el informe estadístico notarial, el grupo de recaudos de la SNR lo evaluara y en
caso de encontrar errores otorgara tres días hábiles para subsanar el error a partir de la fecha de
recibido el requerimiento o la notificación. Este plazo se concederá si hay errores en el informe
estadístico notarial e informe de recaudos, si hay lugar a Actualización en el informe Estadístico
Notarial; de la asignación del rango de escrituración para el cálculo en el pago de los aportes de
tarifa plena y especial, si no se pagó completamente aportes y recaudos y si no se presentó la
documentación completa o si se envió por algún medio o formato distinto a los establecidos.
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Ahora ¿Por qué le pueden no pagar el subsidio notarial? El no pago de los aportes y recaudos, el
pago incompleto, el pago extemporáneo de estos y el no cumplimiento en lo que respecta al envió
del informe estadístico notarial son causales para el no pago del subsidio.