TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA NOTARIAL DE CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S.
Estos términos y condiciones, son un contrato entre Usted (en adelante EL CLIENTE) y CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. (en adelante EL CONSULTOR). Sírvase leerlos detenidamente; son de aplicación al servicio de Consultoría Notarial.
PRIMERA. – OBJETO: EL CONSULTOR se compromete a prestar el servicio de consultoría notarial de acuerdo al plan de beneficios adquirido por el Cliente.
Se establece la ejecución del presente contrato mediante la modalidad de servicio virtual o en línea.
- Diseñar y elaborar el manual de políticas NIIF Grupo 3: una única vez
- Elaborar los balances de apertura NIIF Grupo 3: una única vez.
- Asesorar en la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Generar y presentar los siguientes formatos de la información exógena, con base en los datos registrados en el software con el que EL CLIENTE cuente, y que permita la extracción de la información necesaria. EL CONSULTOR no tiene forma de confirmar la integridad, veracidad, autenticidad y validez de la información registrada por EL CLIENTE; EL CLIENTE deberá revisarla de acuerdo a la realidad de los documentos de soporte en físico y EL CONSULTOR la utilizará como insumo para la prestación del servicio: – 1032: Información de Enajenaciones de Bienes y Derechos a través de Notarias. – 2276: Información de Rentas de Trabajo y Pensiones.
- Realizar un plan de trabajo para la prestación de los diferentes servicios y solicitar cualquier información al CLIENTE con la antelación suficiente para que este último la pueda dar respuesta optima.
- Autorizar y/o habilitar las resoluciones para facturación electrónica. Se renovarán las resoluciones de acuerdo a la fecha de vencimiento de estas, si por algún motivo se llegase a terminar la numeración antes de la fecha de vencimiento, es responsabilidad de EL CLIENTE informar a EL CONSULTOR para realizar la respectiva autorización de la nueva resolución ante la DIAN.
- Brindar acompañamiento en la elaboración y presentación del informe estadístico notarial.
- Presentar declaraciones de retención en la fuente, administración de justicia, IVA e Impuesto Nacional de Timbre, acorde a la información suministrada por EL CLIENTE.
- Generar y presentar los reportes RON y ROS la UIAF durante el calendario o periodos estipulaos por el ente regulador para tal fin, durante el periodo de vigencia del presente contrato.
- Gestión de creación de usuarios y/o recuperación de credenciales de acceso al sistema SIREL de la UIAF.
- Acompañamiento en la generación de reportes y pago de los recaudos y aportes ante la SNR.
- Acompañamiento en la presentación y pago del aporte de registro civil ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Asesorar en el registro de información del Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL) en cumplimiento al Decreto 726 del 26 de abril de 2018.
- Apoyar en la elaboración y corrección de planillas de seguridad social de empleados.
- Realizar sugerencias y/o recomendaciones para el levantamiento de los hallazgos encontrados en las auditorías realizadas por la SNR y DIAN.
- Asesorar en los procedimientos notariales.
- Prestar el servicio de consultoría en el cumplimiento del estatuto notarial.
- Acompañar en el manejo del VUR y SISG.
- Brindar asesoría contable limitada a las actividades propias del notariado.
- En caso de contar con el servicio de nómina, recibirá acompañamiento en la elaboración y/o presentación de la misma para su correcta gestión contable y ante la DIAN.
- Suministrar boletines de noticias del interés del cliente para mantenerlo informado o actualizado.
TERCERA. – METODOLOGÍA: EL CONSULTOR llevará a cabo la ejecución del contrato bajo la modalidad de conexión online o virtual, de acuerdo a los procedimientos estipulados por EL CONSULTOR para cada uno de los servicios mencionados en el alcance del presente contrato.
CUARTA. – VALOR Y FORMA DE PAGO: Los pagos se realizarán acorde a lo establecido en la última propuesta enviada por EL CONSULTOR.
QUINTA. – LA DURACIÓN DEL CONTRATO: El servicio se prestará durante los meses o duración correspondiente al plan que haya adquirido según lo indicado en la propuesta comercial.
El presente contrato se dará por terminado en caso de presentarse alguno de los siguientes eventos:
- Por vencimiento del contrato.
- Por mutuo acuerdo, lo cual deberá constar por escrito.
- fuerza mayor o caso fortuito.
- La muerte del cliente, este contrato es personal e intransferible, donde EL CONSULTOR se compromete a prestar sus servicios al cliente, y al fallecer es materialmente imposible que el cliente pueda seguir tomando el servicio pactado en el contrato.
- Cuando una de las partes incumpla parcial o totalmente sus obligaciones o realice las mismas violando las normas éticas, mediante comunicación escrita que en tal sentido haga el primero al segundo.
NOTA ACLARATORIA: En caso de ocurrir alguno de los eventos mencionados anteriormente no se hará devolución del dinero por
el tiempo restante a la finalización del contrato.
Son obligaciones generales de EL CONSULTOR las siguientes:
- Cumplir en forma oportuna con el objeto del contrato y las actividades acordadas.
- Aportar su conocimiento y experiencia para la adecuada ejecución del contrato.
- Guardar absoluta reserva o confidencialidad sobre el servicio prestado, el cual no podrá divulgarse sin la previa autorización de EL CLIENTE.
- Absolver las consultas que EL CLIENTE le solicite y que no estén relacionadas con el objeto del contrato. e) Cumplir las obligaciones que se derivan de la naturaleza del contrato.
Son obligaciones especiales de EL CLIENTE las siguientes:
- Facilitar al PROVEEDOR el acceso a la información que sea necesaria de manera oportuna, para la debida ejecución del objeto del contrato. En caso de que EL CLIENTE incumpla esta obligación, y entorpezca el debido proceso del servicio o afecte negativamente el plan de trabajo DEL CONSULTOR, este queda liberado de cualquier responsabilidad de la prestación del servicio y EL CLIENTE asumirá la ejecución del mismo por sus propios medios.
- Cumplir con los procedimientos estipulados por EL CONSULTOR para la prestación de cada uno de los servicios incluidos en este contrato.
- Cumplir con lo estipulado en las demás cláusulas y condiciones previstas en este contrato.
- EL CLIENTE estará obligado registrar, administrar y en general a gestionar su información para servir como insumo y/o soporte para la correcta prestación del servicio.
- Cooperación y Comunicación: El Cliente se compromete a cooperar de manera activa y a mantener una comunicación respetuosa, abierta y efectiva con EL CONSULTOR. Esto incluye proporcionar acceso a la información y documentos necesarios para llevar a cabo sus funciones de manera efectiva.
- Seguimiento de Recomendaciones: El Cliente se compromete a considerar seriamente las recomendaciones y consejos proporcionados por EL CONSULTOR en el marco de la prestación de servicios de asesoría empresarial. Sin embargo, el Cliente tiene la libertad de aceptar o rechazar dichas recomendaciones, y cualquier consecuencia de las decisiones tomadas recae en el Cliente.
- Información Veraz: El Cliente garantiza que toda la información proporcionada al Asesor es veraz, precisa y completa. Cualquier cambio significativo en la información relevante deberá ser comunicado al Asesor de manera oportuna para permitir ajustes adecuados en la prestación de servicios.
- Cumplimiento Legal: El Cliente se compromete a cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en el ejercicio de sus actividades como notario. EL CONSULTOR proporcionará asesoramiento basado en su conocimiento y experiencia, pero el cumplimiento final de las leyes y regulaciones es responsabilidad exclusiva del Cliente.
- Colaboración: El Cliente se compromete a colaborar de buena fe con EL CONSULTOR y a facilitar el desarrollo de las actividades de asesoría empresarial de manera eficiente.
- Uso de Resultados: El Cliente utilizará los resultados de los servicios de asesoría exclusivamente para procesos notariales legítimos y no los utilizará de manera contraria a los intereses DEL CONSULTOR o de manera que pueda causar daño al Asesor o a terceros.
Queda claramente entendido que no existirá relación laboral alguna entre EL CLIENTE y EL CONSULTOR, o el personal que éste contrate en la ejecución del objeto del presente contrato. EL CONSULTOR se compromete con EL CLIENTE a ejecutar en forma independiente y con plena autonomía técnica y directiva el objeto mencionado en la cláusula primera del presente contrato.
- PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONSULTOR prestará sus servicios con total autonomía sin que la actividad a desarrollar le implique incompatibilidad o inhabilidad para ejercer simultáneamente su profesión.
Toda información recibida por EL CONSULTOR y EL CLIENTE dentro del marco de la relación contractual será utilizada de manera confidencial y no será divulgada de forma alguna por fuera de dichas circunstancias o eventos, ni compartida con terceros y será únicamente utilizada con el propósito para el cual dicha información es
compartida y divulgada. Esta obligación de reserva y confidencialidad consiste en la abstención de usar, facilitar, divulgar o revelar, la información suministrada en virtud de este acuerdo, sin obligación legal de hacerlo o sin consentimiento expreso.
- PARÁGRAFO PRIMERO: EL CLIENTE y EL CONSULTOR garantizan que protegerán por todos los medios la información
confidencial, comprometiéndose a protegerla de la misma forma y en el mismo grado en que protegen su propia información. - PARÁGRAFO SEGUNDO: Esta obligación se entiende adquirida durante la vigencia de este acuerdo. Así mismo, EL CLIENTE y
EL CONSULTOR, se obligan a guardar absoluta reserva aún después de su terminación.
Mediante la celebración del presente contrato, las partes asumen la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que accedan con ocasión de este convenio. Por tanto, deberán adoptar las medidas que les permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por las Leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, ésta última en lo que le sea aplicable, y cualquier otra ley o norma que las modifique o sustituya. Como consecuencia de esta obligación legal, entre otras, deberán adoptar las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico, acorde a la criticidad de la información personal a la que acceden, para garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y/o no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto del presente contrato.
EL CLIENTE no podrá ceder total ni parcialmente el presente contrato.
Cualquier diferencia que surja entre las partes con ocasión de la celebración, interpretación, ejecución, incumplimiento y terminación del presente contrato, será sometida en primera instancia a cualquier mecanismo de arreglo directo. La etapa de arreglo directo en la que intervendrán los representantes de las Partes debidamente autorizados para ello no podrá tener una duración mayor a quince (15) días contados a partir de la fecha en que alguna de las Partes notifique a la otra su determinación de acudir a esta instancia, a menos que las Partes de común acuerdo decidan prorrogarla por escrito. En caso de no llegarse a un acuerdo en dicha etapa, no haber consenso en cuanto a su aplicación, o no llevarse a cabo la misma, las Partes acudirán a la jurisdicción ordinaria.
Para todos los efectos legales, se fija como domicilio contractual a la ciudad de Bucaramanga – Santander.
Cualquier notificación debe hacerse por escrito y se considerará legalmente entregada cuando se hace personalmente o por intermedio de los correos registrados en la cámara de comercio o a falta de ésta en el respectivo RUT.
- PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de que cualquiera de las partes cambie de dirección deberá notificar este cambio a la otra parte,
de conformidad con los términos contenidos en la presente cláusula.
Las partes declaran que ni su patrimonio ni los bienes o elementos con los que se ejecuta este contrato son fruto de actividades ilícitas de lavado de activos tales como tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, de delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, testaferrato, ni están destinados para la financiación el terrorismo, entre otras, razón por la cual, aceptan que en el evento que las partes, sus trabajadores o alguno de sus socios o accionistas y/o representantes legales, hagan parte de las lista OFAC (Office Of Foreign Assents Control) o lista Clinton, u otra de igual o similar naturaleza, de carácter nacional o internacional, o haya(n) sido sentenciados judicialmente por cualquier delito, será responsable por los daños y perjuicios que dicho reporte o sentencia le ocasione a la otra parte, sin perjuicio de la responsabilidad penal que le asiste, facultándolo para dar por terminado unilateralmente el presente contrato en cualquier momento y sin previo aviso, por configurarse una causal objetiva de terminación del mismo.
Por medio de este contrato quedan canceladas otras estipulaciones tanto escritas como verbales que se hubieren convenido con anterioridad, y a partir de la fecha cualquier adición o modificación de las cláusulas anteriores, deberá constar por escrito.
Este contrato es de naturaleza puramente civil y para su reglamentación las partes se atendrán en lo contenido en las leyes civiles y la reglamentación de los entes de control, por lo tanto, entre las partes no existe subordinación ni dependencia de ninguna naturaleza.