Una de las funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro es la de realizar visitas periódicas a las notarías del país, para ello, el notario debe estar preparado y cumplir con todos los aspectos estipulados en una lista de chequeo o acta de visita general para evitar una investigación disciplinaria.
Los hallazgos que se registren en el acta, servirán para tomar acciones preventivas y correctivas a fin de mejorar y optimizar la prestación del servicio público notarial.
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- Los elementos que debe tener en cuenta el notario para el cumplimiento del acta de visitas son los siguientes:
1. Revisión de aspectos administrativos: Comprende la inspección de las actuaciones administrativas, jurídicas y fiscales surtidas en la notaría desde la Visita General anterior practicada, a la fecha de la actual visita. En este punto se revisan las instalaciones locativas de la notaría, el buzón de sugerencias, sistema de información notarial, repositorio de poderes.
2. Aspectos sobre el personal: contempla la revisión de la hoja de vida del notario, los pagos de seguridad social, las licencias y permisos, contratos de empleados, aportes de seguridad social, entrega de dotaciones, sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
3. Obligaciones del notario: se revisa físicamente el soporte de los pagos de las obligaciones realizadas a la Superintendencia y a la DIAN, además se registran en el acta las fechas y montos por los cuales se realizaron estos pagos.
4. Aspectos Contables: Revisión de Libros Contables, comprobantes de Ingreso y de Egreso, informe estadístico notarial y revisión de la cuenta única notarial.
5. Aspectos Jurídicos: Libro de Acta de visitas, Libros relación e índice alfabético de escrituras, registro de firmas, certificados de cancelación de hipotecas, declaraciones extraproceso, entre otros.
6. Revisión del Protocolo: Inspección a las escrituras públicas y control del papel notarial.
7. UIAF: Se verifican los reportes impresos del RON y ROS.
8. Registro Civil: Se revisa a las notarías que lleven registro civil, el pago de los aportes a la Registraduría Nacional y el envío de los formatos y reportes dentro de los términos.
9. Conciliaciones, Remates, testimonio notarial y sucesiones.
Verifique que esté cumpliendo con todos los puntos del Acta de Visitas notariales, realice un autochequeo, si requiere de nuestra asesoría comuníquese llamando al tel (1)5086260 o escribe vía Whatsapp al 3146596413