El pasado 29 de Agosto de 2019, la Superintendente Delegada para el Notariado, la doctora Goethny Fernanda García Flórez emitió la Circular No. 3296 con motivo de definir el alcance de la obligación de identificación biométrica conforme a los artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012:
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En la circular se recuerda que el sistema de identificación biométrica en línea ha sido implementado al amparo del marco jurídico colombiano, con el objeto de asegurar la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, siempre que éstos estén previstos en la ley y se adelanten por medios electrónicos que garanticen la interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, conforme a lo establecido en los artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012.
En este contexto, es imperativo armonizar las normas especiales que regulan la función notarial con la determinación contenida en el artículo 17 del Decreto Ley 019 de 2012, de suprimir la huella dactilar en los trámites o actos que se adelantan en las diferentes notarías del país; en la medida que esta norma está encaminada a fijar las directrices fundamentales de la política de racionalización de trámites, y que son de obligatorio cumplimiento en las actuaciones de la Administración Pública y de los particulares que ejercen funciones administrativas, en cuanto tienen relación con el ciudadano o usuario en sus diferentes niveles, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, conforme a las finalidades perseguidas en dicha normativa, y de la cual se destacan la siguientes:
- Facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades que cumplen funciones administrativas,
- contribuir a la eficacia y eficiencia de estas, y
- fortalecer los principios de buena fe, confianza legítima, transparencia y moralidad;
por ser éstas el soporte de la racionalización y eliminación de trámites, procedimientos y regulaciones que se consideraron en su momento innecesarios pese a estar contenidos en normas con fuerza de ley.
De manera que al ser eliminada de manera expresa la huella dactilar en todo acto, trámite, procedimiento o actuación, se incorporó una prohibición de exigir requisitos o exigencias de este tipo en el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo cuando las mismas se encuentren expresamente autorizadas por la Ley. Razón suficiente para que la SNR dentro del marco de sus competencias de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial, procediera a impartir las directrices e instrucciones necesarias para asegurar que de manera excepcional en aquellos actos descritos en el artículo 17 ibídem, y que se relacionan con la función fedataria, fuera exigible la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona.
Así las cosas, en Resolución 6467 de 11 de junio de 2015 estableció \”(…) Artículo 1.- Conforme lo establecido en el Decreto 019 de 2012, los notarios deberán reemplazar la imposición de la huella dactilar por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, a efectos de cotejar la misma con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en aquellos trámites estipulados en el Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Ley 019 de 2012, y demás establecidos en la Ley, en relación con la materia que trata la presente Resolución.
Parágrafo 1: En todo caso, si el usuario del servicio público notarial en ejercicio del principio de rogación solicita de manera voluntaria al notario la impresión de su huella en trámites distintos a los previstos en este artículo, el notario consentirá en ello y aplicará la tarifa respectiva. El notario no podrá extender este procedimiento de manera discrecional a aquellos actos no previstos en la Ley.
Artículo 6: De acuerdo con las facultades constitucionales y legales establecidas, la Superintendencia de Notariado y Registro es la única autoridad competente para impartir directrices e instrucciones sobre la implementación y aplicación del servicio notarial en materia de identificación biométrica.( …)\”(Negrilla fuera de texto)
El marco general es el establecido en la Resolución 6467 de 11 de junio de 2015, en consonancia con el Decreto Ley 019 de 2012, y bajo el cual, debe dársele entendimiento al artículo 1 de la Resolución 14681 de 2015. Si bien tal estrategia, ha estado inspirada en el mejoramiento y excelencia del servicio notarial, siempre se ha enmarcado en los lineamientos dispuestos en el ordenamiento jurídico, y en el deber del Estado de asegurar la prestación del servicio de manera eficiente en pro del interés general, guiado siempre por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
De ahí, la necesidad que esta exigibilidad estuviera precedida de limitaciones como las establecidas en el artículo 17 del Decreto ley 019 de 2012, la cual dispone suprimir el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante entidades públicas y particulares que cumplan funciones administrativas, y permitir solo de manera excepcional la exigencia de la huella dactilar en ciertos actos, como lo son
i) Escrituras Públicas,
ii) Autorización para salida de menores de país,
iii) otorgamiento de poderes,
iv) Cesión de derechos, y que fueran retomados en la Circular 834 de 1 de septiembre de 2015.
No puede entenderse el uso de la identificación y autenticación biométrica, como un proceso obligatorio para todos los actos y trámites notariales, sin ningún tipo de discriminación, en atención a la limitante normativa, como lo es la contenida en el artículo 17 del Decreto Ley 019 de 2012. en tanto la exigencia en mención, no surge de un interés arbitrario e infundado de la Superintendencia de Notariado y Registro.
En consecuencia, y acorde con las facultades constitucionales y legales establecidas, es preciso que los notarios del país acaten las orientaciones impartidas por la SNR, y solo adelanten de manera obligatoria la identificación biométrica en los actos expresamente dispuestos en la ley (artículo 17 del Decreto Ley 019 de 2012) y en aquellos en los cuales el usuario de manera voluntaria requiera del servicio, previo registro de tal circunstancia, en tanto que la Superintendencia de Notariado y Registro es la única autoridad competente para impartir directrices, instrucciones y recomendaciones sobre la aplicación de la normativa en materia notarial, y en particular de la identificación biométrica en línea, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014 y el numeral 3 del artículo 62 de la Ley 734 de 2002.
Lo anterior, en consideración a la circulación y utilización de comunicaciones no oficiales( memorando No. 1126 de 26 de mayo de 2015, emitida por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano), para justificar ante el usuario del servicio, la exigencia y cobro de la tarifa de identificación biométrica respecto de actos en los cuales no media mandato legal expreso que permita exigir la huella dactilar, y que acorde con lo expuesto resulta contrario a las orientaciones e instrucciones impartidas por el órgano de control y del decreto en comento.
Sin excepción de ningún tipo, las notarías del país deberán publicar en lugar visible de la notaría, la circular No. 3296 e indicar al usuario la ubicación de la misma cuando dentro del trámite o acto respectivo se dé uso a la identificación biométrica.
En tal orden, corresponde al notariado asegurar el cumplimiento de este mandato, por cuanto la prestación adecuada del servicio notarial y la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la identificación biométrica, dependen del uso del sistema, sin exceder los límites dispuestos en la ley.