Acorde a la instrucción administrativa 04 de la SNR del 16 de abril de 2019, se recuerda que el notario deberá enviar mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado, informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además, deberá enviar a la superintendencia, las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término.
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Las obligaciones de los notarios para la obtención de los subsidios son las siguientes:
- Dentro de los primeros quince (15) días de cada mes, el notario deberá pagar y acreditar a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial de Notariado los aportes y recaudos correspondientes al mes inmediatamente anterior.
Enviar mensualmente al Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales de la SNR, el informe estadístico notarial dentro de los primeros quince días de cada mes.
Enviar por medio magnético y físico la información que genera el SIN o por el mecanismo avalado por la Superintendencia de Notariado y Registro.
Los aspectos a tener en cuenta para el manejo y envío de la información:
- Envío del informe estadístico notarial 2019
1.1 Modo de Envío:
El informe debe enviarse únicamente desde el correo electrónico institucional de la notaría y al correo electrónico institucional de la Superintendencia; deberá estar firmado y escaneado en formato PDF. El informe también debe ser enviado físicamente y radicado en las oficinas de la Superintendencia de Notariado y Registro
1.2 Aspectos que se deben tener en cuenta para el envío:
El archivo enviado por correo electrónico debe ser escaneado en contexto y forma, en tamaño carta, sin reducciones, ni ampliaciones.
El archivo debe ser legible para la correspondiente verificación de su contenido integral y registro de la información.
Se debe confirmar el envío y la recepción del informe, tanto el radicado físicamente como por correo electrónico.
En ambos casos, el archivo que contenga el Informe Estadístico Notarial deberá estar diligenciado en su totalidad, y debe estar acompañado de los anexos necesarios para permitir su verificación.
1.3 Anexos
1.3.1. Las fotocopias o copias escaneadas de los pagos efectuados por la modalidad de Pagos
Seguros en Línea (PSE), las cuales deben tener un tamaño que permita apreciar claramente el valor consignado, la fecha del pago y el concepto, así como la aprobación de la transacción.
- Correos asignados para el envío del Informe Estadístico Notarial-IEN de las notarías:
| Correos electrónicos | Departamentos |
| fonnotarios1@supernotariado.gov.co | Amazonas, Atlántico, Caldas, Huila, Nariño, Norte de Santander y Putumayo. |
| Fonnotarios2@supernotariado.gov.co | Bolívar, Cauca, Cundinamarca, San Andrés, Sucre y Vaupés |
| Fonnotarios3@supernotariado.gov.co | Casanare, Córdoba, Guainía, Guaviare, Tolima y Valle del Cauca |
| Fonnotarios4@supernotariado.gov.co | Bogotá, DC., Cesar, Chocó, Meta y Risaralda |
| Fonnotarios5@supernotariado.gov.co | Boyacá, Magdalena, Quindío, Santander y Vichada |
| Fonnotarios6@supernotariado.gov.co | Antioquía, Arauca, Guajira y Caquetá |
- Cronograma de envío:
Las fechas máximas de pago (aportes y recaudos a favor del Fondo Cuenta Especial de Notariado y recaudos a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro) y la radicación de los informes
Estadísticos Notariales con sus soportes, requisitos legales únicos e indispensables, para poder acceder al beneficio del subsidio, durante la vigencia 2019, son:
| Informe Estadístico
Notarial 2019 |
Fecha Máxima de Radicación | |
| Mes | Día | |
| enero | febrero | 15 |
| febrero | marzo | 15 |
| marzo | abril | 12 |
| abril | mayo | 15 |
| mayo | junio | 17 |
| junio | julio | 15 |
| julio | agosto | 15 |
| agosto | septiembre | 16 |
| septiembre | octubre | 15 |
| octubre | noviembre | 15 |
| noviembre | diciembre | 4
El IEN de noviembre debe ser radicado con fecha máxima del 04 de diciembre, con el fin de poder realizar el pago del subsidio de noviembre y la mesa adicional de diciembre antes del día 15 del mismo, día en que la entidad cierra los pagos de la vigencia. |
| diciembre | enero 2020 | 15 |
De no darse la radicación del Informe Estadístico Notarial junto con los soportes de los pagos en la fecha y en las condiciones indicadas, se perderá el subsidio correspondiente del mes en que se incurrió en el incumplimiento.
Recuerde que los pagos de los aportes, recaudos a favor del Fondo Cuenta Especial de Notariado y los recaudos de la Superintendencia de Notariado y Registro, se realizan por la modalidad de Pagos Seguros en Línea (PSE) y que el proceso de facturación de los actos notariales, se debe realiza obligatoriamente por el Sistema de Información Notarial SIN para el caso de las notarías subsidiadas.